מערכת ניהול פנים-ארגונית המנהלת תהליכים פנימיים בחברה, כולל עיבוד נתונים, ניהול לוחות זמנים, עבודה עם חולים, דיווח פיננסי וניהול צוות. היא מספקת תמיכה לעובדי רפואה ועוזרת לשפר את עבודתם על ידי שחרורם ממשימות אדמיניסטרטיביות רגילות.

יצירת בק אופיס עבור חברה רפואית מתחילה עם ניתוח צרכי העסק, בחירת הכלים המתאימים ופיתוח המערכת שתשולב עם פלטפורמות אחרות בשימוש בחברה, כגון רשומות רפואיות אלקטרוניות. יש גם צורך להכשיר את הצוות ולהגדיר את המערכת למשימות המיוחדות של החברה.

המשרד האחורי מקל על עבודת הצוות המנהלי על ידי ספק כלים נוחים לתכנון, ניהול נתונים ודיווח. אוטומציה של תהליכים אלה מורידה מעומס, מפחיתה שגיאות ומאיצה את ביצוע הפעולות הרגילות.

אפשר לאינטגרציה את הבק אופיס עם מערכות ניהול רשומות רפואיות (EMR), מערכות ניהול קליניקות, חשבונאות ופלטפורמות פיננסיות, וגם עם פלטפורמות לניהול צוותים, כדי להבטיח סנכרון מלא של כל התהליכים בחברה.

כדי להבטיח את בטיחות המידע במשרד האחורי, משתמשים במערכות הצפנה, אימות מרובה שלבים, גישה מוגבלת לשכבות שונות של עובדים ועדכונים קבועים באבטחה כדי לעמוד בדרישות התקנות ולהגן על מידע סודי.

המשרד האחורי מקוון משפר את התיאום בין מחלקות שונות על ידי גישה מרכזית לנתונים ולמשימות, מה שמאפשר לעובדים להחליף מידע בקלות ולעקוב אחר הביצוע של החובות שלהם, מונע כפילות עבודה ויוצר מערכת דיווח שקופה.

גישה ניידת למערכת הניהול מאפשרת לעובדים בתחום הרפואה לנהל את לוחות השעות, לקבל גישה לנתונים על מטופלים, לקבל התראות ולשתף פעולה עם עמיתים בכל עת ובכל מקום, מה שמשפר באופן משמעותי את הגמישות והמהירות בעבודה.

הבק אופיס מאופטמיז את יצירת הדוחות על פעילות החברה, עיבוד המידע הפיננסי, הדיווח על מטופלים ורופאים. זה מאיץ את תהליכי יצירת הדוחות, משפר את הדיוק שלהם ומאפשר למנהלים לקבל החלטות בזמן על סמך נתונים עדכניים.

המשרד האחורי מאוד שימושי עבור מרפאות גדולות, מרכזי רפואה מרובי תחומים, וגם עבור חברות עם מספר גדול של עובדים ולקוחות. חברות כאלה נהנות ממקסימום היתרון מהאוטומציה והמרכזות של התהליכים, שמקלה מאוד על הניהול.

בעזרת מערכת ניהול ניתן לאוטומציה משימות כמו תזמון של רופאים, עיבוד נתוני מטופלים, ניהול תיעוד רפואי, תכנון משמרות, ניהול שעות עבודה של עובדים, יצירת דוחות וניהול משאבים.

המשרד האחורי עוזר לשפר את איכות השירות למטופלים על ידי עיבוד מהיר של בקשות, ניהול יעיל של לוח הזמנים שמפחית את זמן ההמתנה. גם האוטומציה מאפשרת לרופאים ולצוות הרפואי להוציא יותר זמן על שירות רפואי ישיר ולא על עבודה מנהלית.

האחוזה האחורית מאפשרת ניהול יעיל של משמרות עובדים, ניהול זמן של עובדים, חופשות וחולים. אוטומציה של תהליכים אלה ממזערת שגיאות אנושיות, עוזרת להבטיח פעילות בלתי מפוסקת של החברה ומשפרת את השליטה בציוני העבודה.

אוטומציה של תהליכים בעזרת מערכת הבק אופיס עוזרת להוריד את ההוצאות על צוות אדמיניסטרטיבי, למינימליזציה של זמן העיבוד של נתונים ותיעוד, וגם לשיפור חשבונות המשאבים והחומרים הצריכים, מה שמאפשר לחסוך בהוצאות.

הטמעת משרד מקוון מעניקת יתרונות כגון עליית יעילות, ירידת שגיאות, שיפור איכות השירות למטופלים, ירידת הוצאות הניהול ושיפור התקשורת בין מחלקות החברה. זה גם משפר את השקיפות הכללית ומאיץ את תהליכי קבלת ההחלטות.

רופאים וצוות רפואי יכולים להתמקד בעבודתם הרפואית בצורה יעילה, מאחר שהמשרד האחורי מטפל בכל המשימות המנהליות, כגון קביעת תורים למטופלים, תכנון פגישות, וניהול תיעוד רפואי. זה משפר את היעילות שלהם ומקצר את הזמן הנדרש לתהליכים ארגוניים.

לשיפור היעילות ניתן להוסיף פונקציות כגון קביעת פגישות וטיפולים אוטומטיים, מערכות התראות על אירועים חשובים, אינטגרציה עם מכשירים רפואיים להעברת נתונים אוטומטית ומערכות דיווח משופרות למנהלים.

הטמפו של ההטמעה תלוי בגודל ובמורכבות של החברה. כללית, התהליך יכול לקחת מכמה שבועות עד מספר חודשים, כולל ניתוח של צרכים, בחירה והגדרת תוכנה, הכשרת עובדים ובדיקת המערכת.

הבעיות העיקריות עשויות לכלול קושי באינטגרציה עם המערכות הקיימות, צורך בהכשרת הצוות והתנגדות לשינוי מצד העובדים. אף על פי כן, בגישה נכונה ותמיכה הולמת, ניתן לפתור בהצלחה את הבעיות הללו.